Skatteverket har tagit ställning till hur kvitton ska bevaras för att de ska styrka företagets avdragsrätt för ingående moms när anställda gör inköp eller utlägg för företagets räkning.
Olika tekniska lösningar och system finns på marknaden för att elektroniskt hantera kvitton med syfte att förenkla för anställda och arbetsgivare. Genom den elektroniska hanteringen vill man slippa bevara papperskvitton när anställda gör inköp för arbetsgivarens räkning. Men det är en förenkling som kan äventyra företagets rätt att göra avdrag för ingående moms för de aktuella inköpen.
Den som bedriver momspliktig verksamhet får göra avdrag för ingående moms som avser inköp för verksamheten som gjorts från en momsregistrerad person. Avdragsrätten ska styrkas med en faktura. Med faktura avses ett dokument i pappersform eller i elektronisk form, till exempel ett kvitto, som uppfyller villkoren i momslagen för fakturor.
För att företaget ska ha rätt att göra avdrag för ingående moms på ett inköp krävs också att det är företagets eget inköp. Enligt praxis får moms inte dras av på kostnadsersättning för anställdas privata inköp.
När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen. Det innebär att fakturor ska bevaras i den form de hade när de mottogs av företaget.
En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör ett inköp med företagets medel. När den anställde tar emot ett kvitto för inköpet gör han det för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det. Det är alltså inte tillräckligt att endast bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet när det är framtaget på papper.
När den anställde gör inköp med egna pengar kan det i vissa fall anses att det är fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Det gäller om det anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Det kan till exempel vara facklitteratur, kost, logi och representation.
För sådana inköp ska företaget bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det.
När den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte ger företaget någon rätt till momsavdrag. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde lämnar sin reseräkning elektroniskt ska den bevaras elektroniskt.
När ett företag tar ut en kopia av ett kassakvitto ur sitt kassaregister ska kopian vara märkt med ordet kopia. Det gäller oavsett om kassaregistret tar fram kopian i pappersform eller i elektronisk form.
En anledning till att företag tar fram en elektronisk kopia av ett papperskvitto kan vara att deras kund vill använda det elektroniska kvittot som underlag för att begära ersättning från sin arbetsgivare.
Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde taget emot eller den elektroniska kopian av kvittot som säljaren tar fram ur sitt kassaregister och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för moms.
Cecilia är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär att hotellet tar fram en elektronisk kopia som ska skickas till hennes arbetsgivare.
Skatteverket: Även Cecilia har gjort en resa i tjänsten, men i detta fall har säljaren utfärdat två kvitton. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till företagets system. Det innebär att det elektroniska kvittot kan bevaras som verifikation och utgöra företagets underlag för avdragsrätt för moms trots att det är märkt med ordet kopia.
Björn ska på tjänsteresa och tar taxi till flygplatsen. Han betalar taxiresan med sitt privata kreditkort. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot.
Skatteverket: Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att företaget anses ha köpt taxiresan. Det är därför det kvitto som Björn erhöll av taxichauffören som ska bevaras och som är underlag för företagets momsavdrag. Den kopia av kvittot som Björn framställt med sin mobil godtas inte som underlag.
Skatteverkets ställningstagande 2017-06-29
Företagsaktuellt nr 5 2017
Vem du anlitar för redovisning och lön påverkar mer än den löpande administrationen. Rätt kompetens kan hjälpa dig att förstå företagets ekonomi, fatta bättre beslut och upptäcka risker i tid. I Srf konsulternas Fokusrapport 2026 berättar företagare och experter varför valet av konsult spelar roll och hur du väljer rätt. Som företagare behöver du kunna lita på att …
Den 1 oktober öppnade möjligheten att ansöka om jämkning för beskattningsåret 2027. Vad innebär ett jämkningsbeslut för dig som privatperson och för dig som är arbetsgivare? Med ett jämkningsbeslut görs skatteavdraget så att det motsvarar den faktiska skatten som ska betalas för året. Jämkning = planera din ekonomi Som privatperson är det viktigt att göra en …
Ett falskt mejl, en misstänkt faktura eller en dator som plötsligt slutar fungera. Digitala risker kan snabbt bli ett problem för hela företaget. Under oktober uppmärksammar kampanjen Tänk säkert hur du kan skydda dig. Här är några saker att se över i din verksamhet. Att betala fakturor, dela underlag och sköta myndighetskontakter digitalt hör till vardagen för de flesta …
Att sälja kundfakturor kan vara ett snabbt sätt att stärka företagets likviditet. Men innan du tackar ja till erbjudandet behöver du kontrollera hur det påverkar företagets befintliga bankfinansiering. Att tjänsten finns i ditt affärssystem innebär inte automatiskt att den är förenlig med företagets befintliga kreditavtal. Många affärs- och faktureringssystem erbjuder numera …
Vem äger ditt företag? Varifrån kommer pengarna? Och varför behöver du svara igen när ni har samarbetat i flera år? Frågorna är en del av redovisningskonsultens arbete mot penningtvätt och kan också bidra till att minska risken för att ditt företag utnyttjas i brottsliga upplägg. Frågorna skyddar dig Om du driver företag och har gett en redovisningskonsult i uppdrag att ta …
En enkel kontroll innan du anlitar en ny leverantör kan minska risken för onödiga kostnader, juridiska problem och skadat förtroende. Här är sju konkreta steg som hjälper dig att göra en tryggare bedömning – och en checklista att använda innan du skriver avtal. En enkel kontroll innan du anlitar en ny leverantör kan minska risken för onödiga kostnader, juridiska problem och …
Digital inlämning av årsredovisningar fortsätter att öka. Under juni 2026 sattes ett nytt rekord när 101 126 företag lämnade in sin årsredovisning digitalt – första gången antalet överstiger 100 000 under en månad. Samtidigt visar ny statistik från Bolagsverket att digital inlämning ger färre kompletteringar och snabbare handläggning. Intresset för digital inlämning …
Digital redovisning gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Samtidigt kan det vara svårt att veta var alla underlag finns. Som företagare behöver du säkerställa att räkenskapsinformationen är tillgänglig under hela arkiveringstiden. Inte alltid lätt avgöra var informationen finns När bokföringen bestod av papper var hanteringen förhållandevis tydlig. Efter …
Skatteverkets id-kortsverksamhet ska avvecklas. Regeringen föreslår att Skatteverket från och med den 1 mars 2027 inte längre ska utfärda id-kort för personer som är folkbokförda i Sverige. Som företagare behöver du i princip inte göra något med anledning av förändringen, men den kan vara bra att känna till – särskilt om företaget har anställda som använder Skatteverkets …
Semestertider innebär inte bara lägre bemanning och nya rutiner. Det är också en period då bedragare passar på att rikta in sig på företag. Bluffakturor, falska mejl och påstådda ändringar av betalningsuppgifter är några av de vanligaste metoderna. Med några enkla kontroller kan du minska risken att bli lurad. Under sommaren arbetar många företag med färre medarbetare på …
Vi är anslutna till Srf konsulterna